如何挑選事務機？5 大重點一次看懂，不怕買錯、租錯！
- 凌平 陳
- 7月16日
- 讀畢需時 3 分鐘
很多公司在挑選事務機時，第一個問題都是：「到底該買還是租？哪一台才適合我們？」
其實，大部分企業不是買錯品牌，而是一開始就選錯規格。
如果機器太小，每天卡紙、速度慢，影響工作效率；如果買太大，不只浪費預算，後續耗材成本也會增加。
以下整理出企業挑選影印機／事務機最重要的 5 個重點。
一、先了解每月列印量
這是最重要的一步。
建議先統計公司一個月大約印多少張。
每月印量 | 建議機型 |
500 張以下 | 桌上型噴墨印表機 |
500～2,000 張 | A4／A3 入門型雷射事務機 |
2,000～10,000 張 | 商用 A3 彩色影印機 |
10,000 張以上 | 中高速商用影印機 |
很多公司實際只印 300 張，卻買了大型事務機。
也有公司每月印 8,000 張，卻使用桌上型印表機，導致每天都在換碳粉。
二、需要彩色嗎？
不是每家公司都需要彩色。
可以依照工作內容判斷。
黑白即可
會計事務所
律師事務所
工廠
倉儲
製造業
建議彩色
建設公司
室內設計
廣告公司
補習班
醫美診所
行銷公司
不動產
如果偶爾才需要彩色，可以選擇：
黑白方案 + 少量彩色超印
通常會比直接買彩色設備更划算。
三、是否需要 A3？
很多公司一直以為：
A3 = 比較高級
其實完全不是。
真正需要 A3 的只有：
✅ 工程圖
✅ 合約雙頁
✅ 海報
✅ 建築圖
✅ 大型表格
如果平常都是：
發票
報價單
合約
Word
Excel
其實 A4 就很夠用了。
四、不要只看租金
很多人第一句就是：
「有沒有一台一個月 999 元？」
真正該看的其實是：
每月包含幾張
超印多少錢
是否含維修
是否含耗材
是否到府服務
故障多久到場
有沒有備用機
能不能升級換機
便宜的租金，
如果沒有維修、
沒有耗材、
沒有到府，
最後反而更貴。
五、服務比品牌更重要
很多企業一直在比較：
RICOH
Fuji
Konica Minolta
Canon
Sharp
其實現在主流品牌品質都很成熟。
真正影響使用體驗的是：
✅ 維修速度
✅ 工程師技術
✅ 耗材是否穩定
✅ 是否有零件庫存
✅ 客服是否能快速回覆
一台再好的機器，
沒有好的售後服務，
故障時一樣影響整間公司的工作。
常見問題 FAQ
Q：買比較划算還是租比較划算？
如果公司希望：
不一次投入大筆資金
維修有人處理
耗材不用自己買
可以升級設備
通常租賃會比較適合。
如果列印量非常少，且已有維修資源，直接購買也可能是合理選擇。
Q：新機一定比整新機好嗎？
不一定。
經過完整整修、保養與測試的商用整新機，對許多企業而言，能以更低成本提供穩定的使用體驗。
重點不是新舊，而是：
是否有完整整修流程
是否提供保固
是否有維修服務
是否有零件供應
Q：需要先試用嗎？
建議可以。
尤其是：
彩色品質要求高
要印設計稿
特殊紙材
標籤紙
信封
厚紙
實際測試最能確認是否符合需求。
挑選事務機的核心原則
很多企業把重點放在品牌或價格，但真正應該先確認的是：
每月列印量有多少？
是否需要彩色？
是否需要 A3？
維修服務是否完善？
未來公司成長是否容易升級？
選擇適合自己需求的設備，比追求最便宜或最高規格更重要。
想快速知道哪台最適合？
只要提供以下資訊，就能快速評估：
📄 每月黑白列印量
🎨 每月彩色列印量
📐 是否需要 A3
👥 公司人數
🏢 行業別
📍 所在縣市
依據實際需求推薦最適合的方案，避免花冤枉錢，也能讓設備更符合公司的工作流程。
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