案例分享｜幾百人共用影印機，怎麼不讓管理者累翻？

——新創公共空間的智慧影印解決方案

📌 背景

xx新創公共空間是一個提供共用辦公與活動空間的場域，每天有數百位進駐者使用影印、列印與掃描服務。

起初，他們面臨幾個明顯的管理痛點：

• 管理者要人工記帳、收費，作業繁瑣、耗人力

• 使用者臨時需要印，但找不到人加值

• 管理者擔心機器被濫用，控制成本不易

  

✅ 我們的解法

針對他們4台彩色影印機的需求，我們導入以下解決方案：

1. 每人一張感應卡，自助使用、自助扣款

• 採用悠遊卡等RFID感應卡做身份識別

• 不需帳號密碼登入，只要感應即完成身分驗證

2. 儲值後自動扣款

• 綁定使用者儲值金額

• 每次列印自動從個人餘額扣款

• 管理者完全不用逐一對帳

3. 後台報表一鍵查詢

• 管理單位及使用者可即時查看每位使用者列印張數、餘額

• 所有使用紀錄都有完整報表，零爭議

4. 設備整合與軟體一次到位

• 搭配 Ricoh IM C2010 彩機

• 結合授權管理軟體 + 認證讀卡機，一次整合部署

• 軟體最多可管理5台機器，擴充也無痛

  
  

💡 為什麼新機反而比二手機划算？

雖然二手機本體價格低，但讀卡機與授權軟體需要額外加購，總價可能高於新機。新機出廠即含軟體整合，總價反而更漂亮，而且系統相容度高、後續維護更穩定。

📈 成果與回饋

• 管理者從每天花2小時對帳 → 變成每月10分鐘下載報表

• 使用者自助操作更方便，再也不用排隊找人加值

• 機器張數控制有效，每月印量透明清楚，管理成本下降50%以上

🛠 適合對象

這套解決方案非常適合：

• 共享辦公空間

• 補習班與學校

• 企業內部列印分帳管理

• 需大量人共用機器卻又想省人力的環境

  
  

  ※「$490/月起」為影印管理系統之最低月租價格，不含影印機租金。實際費用依設備規格與用戶需求另行報價。

  
  

費用項目

是否包含

備註

管理系統

✅ 含

$490/月起（視功能與人數）

影印機租金

❌ 另計

視需求選擇機型，月租另報

安裝與設定費用

✅ 含

含首次部署與教育訓練

客製化加值功能

⭕ 可選

如刷卡平台整合、自動儲值等

Q：$490/月是不是就可以使用影印機？

A：這是影印管理系統的基本租用費，實際機器租金會依需求與機型另行報價。

Q：我們只有2台機器也可以用嗎？

A：可以，系統支援可依人數彈性搭配。

Q：我們之前是人工抄寫列印數量的，這樣要怎麼轉換？

A：我們可以幫您完整規劃轉換流程，並協助訓練同仁與使用者快速上手。

📞 想了解適合你單位的智慧影印管理方案嗎？歡迎聯絡我們，我們會提供 免費顧問諮詢與現場規劃。